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浅谈会展管理对展会的重要性

浅谈会展管理对展会的重要性

发布时间:2021.10.25

    会展具有强大的经济功能,包括联系和交易功能、整合营销功能、调节供需功能、技术扩散功能、产业联动功能、促进经济一体化等。随着上海世博会的举办和广交会的展开,会展行业引起了更多人的关注,行业竞争也变得越发激烈。因此,会展管理就更值得关注和注意。

    一、会展现场管理与服务


    会展现场管理与服务的信息化主要是依靠各种会展管理软件来实现。目前,国外对会展软件的开发已经比较成熟,近几年,尤其是2014年以后,我国的一些软件开发公司,也有研发出相关的软件产品并投入市场使用。在同类产品中,会展现场,特别是展览现场的信息化管理与服务是非常重要的组成部分。


(1)现场信息化管理与服务。


    通常,展览现场信息化管理与服务都紧密围绕展览现场的业务流程展开,包括了展前准备、展中管理、展后服务的全程解决方案,主要涉及了:展位预定与展位管理、展前预制与批量处理服务、交通线路导览、现场观众导览、参展商管理与服务、观众管理与服务、展览设施设备管理、网络服务中心、后续服务管理,9大部分。


(2)会展现场信息化管理与服务。


    会展组织者可以利用会展管理信息系统完成会议现场的各种管理与服务工作,会展整体管理信息系统是以对会展的管理规则和流程为主要依据,为会展前期的策划准备管理、会展中期的会务管理、会展后期的评估总结管理提供服务,一般包括了:会展项目管理、会展策划管理、会务管理、通信联络、会展代表报到管理、陪同人员管理、工作进度管理、内部BBS管理、报表生成、多级查询统计、论文评审管理、预决算管理、会后总结管理、会场布局管理、会展配套服务管理(现场签到、现场互动等)等


    二、客户关系管理系统(CRM)

    随着营销实践和营销理论的不断发展,以产品为导向的营销哲学将逐步转向以客户为中心,全方位满足客户需求,不断创造更新、更好的服务。企业也要逐渐转变经营理念,从只关注争取新客户发展到巩固现有客户,保持和完善客户关系。同样的,会展企业为塑造品牌形象,获得持续发展,也必须重视客户关系管理,从以往注重业务增长转向注重质的管理,从降低客户服务成本、提高效率转向开拓业务、提高客户忠诚度。


    会展客户管理信息系统能帮助会展企业最大限度地利用以客户为中心的资源,并将这些资源集中应用于现有客户和潜在客户身上。其目标是通过缩短销售周期和降低销售成本,通过寻求扩展业务所需要的新市场和新渠道,并通过改进客户价值,客户满意度,盈利能力以及客户的忠诚度等方面来改善企业的管理,提高竞争优势,实现会展营销自动化、客户服务自动化,数字化。


    一般来说,会展客户关系管理信息系统包括了:客户数据库管理、客户通信管理、重点客户分类管理、客户财管理、客户个性化服务管理、客户在线互动服务管理、客户分析管理7大组成部分。


    在现代的经济文化交流中,会展行业是一个非常重要的媒介,对于经济的发展有着重要的影响。会展业是第三产业中较为成熟的一种经济形态,对城市发展具有较大的促进作用,能给城市带来经济效益,并在最大程度上实现经济节约。当今,会展已经发展成为城市之间的一种交往方式,成为城市的一个新的经济增长点,并且得到人们的广泛关注。但目前,会展行业的管理制度相对落后,因此,有必要探讨会展管理,以期更好地推动会展行业的发展。


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