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展会现场会展管理系统的重要性

展会现场会展管理系统的重要性

发布时间:2021.04.13


                                         

                       
                                                 


一个展览会从筹备到开展,其周期至少在一年以上,而作为展览重点的展示往往只有三到五天。可以说,展会现场是展览会的关键之所在,而展会现场会展管理系统則是重中之重。展会现场管理系统是展览计划的具体落实和办展水平的直接反映,因而备受主办单位的重视。同时,展会现场管理、控制和协调的内容十分庞杂,事无巨细。如果处理不当,任何一件小事都有可能发展成大问题,继而影响整个展会的效果。

 

由于展会现场管理系统的多元性与复杂性,主办单位已经越来越倾向于把现场管理的诸多业务“外包”给专业性的会展服务公司。一方面,主办单位通过服务外包达到了降低成本,提高效益的目的;另一方面,也使得各种专业性的展览服务企业发展起来,譬如展台设计,展台搭建、展具租赁、展品运输、广告印刷、安保清洁、法律咨询、现场服务、餐饮服务等等。而展会现场管理的“服务外包”、多公司合作的业务模式,也暴露了很多的问题。其中,比较典型的问题就表现在各个承包商之间的责任不明、任务不清,遇到问题就互相推诿,展会现场缺乏统一领导,对现场危机的应急处理准备不足等问题。

 

例如,参展商自行搭建展台,可是却无意丢失了柜子的钥匙。他企图寻得展馆搭建商的帮助,可是由于现场搭建商只负责自己搭建的展台,问题未得解决。继而展商求助于现场服务台,可是服务台只是提供问询与补办证件服务,并不能对其丢钥匙这一事件给予实质性的帮助。自此,展商的问题在两轮交涉中并未得到解决,两家服务商的推诿策略使得展商的情绪激动,引发争吵,严重影响了展馆秩序与现场服务台的正常工作。再比如,现场登记办证服务、现场指引与咨询以及现场验票等服务是否符合参展商与参观人士对服务的要求,有了问题如何处理、找谁处理、处理时限等等。

 

这些问题都涉及到主办单位服务外包的各个企业。在服务外包的前提下,各个企业之间如何有机合作,共同完成展会现场的服务工作,是展览公司加强其展会现场服务的核心。

 

加强展会现场管理系统的关键是以主办单位为主导,明确的责任分工为基础,参展商及参观人士的要求为指导,每个服务承包商各司其职,有机配合,共同完成展会现场的服务工作。

 

来源:湖南会展协会

 

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