会展中信息资源密集，绝大多数种类的信息都可能在会展中出现。会展运作过程各个阶段的各个环节中，都存在着大量的会展信息沟通交流，展现出丰富的信息活动现象。会展中的信息展现包罗万象，种类繁多，既有语言文字的语义信息，也有声音、颜色或实物荷载的非语义信息；不仅有科技等科学信息，也有社会信息等非科学信息。按信息表达方式分，有文字信息、声像信息、实物信息、机读信息等；按信息的具体内容分，有经济信息、科学信息、社会信息、政务信息、法律信息、文化信息、旅游信息等。这些种类繁多的信息都能在会展中心这个交流平台上得以展现。

既然会展活动由成千上万个环节组成，而各个环节又涉及大量的信息互换，作为会展数字化管理系统，对其信息以智能化的手段进行采集、加工、存储、处理之前，必须对会展信息有深入的了解和分析，掌握会展信息的特征和交流的方式，才能对这些数据展开有效的梳理和筛选，同时引入到会展数字化管理中，使其在整个组织的业务流程中规范、畅通地流转，为会展企业提供强有力的信息化管理保障。

我国会展市场目前竞争十分激烈，表现为会展城市之间，会展企业之间，会展项目之间、会展人才之间的全方位竞争“白热化”。会展业数字信息化有其必要性和意义。科技含量、信息化程度将成为各大城市展览馆软件条件中核心竞争优势。数字信息化可以提升展览会城市自身的形象，提高展览会企业的管理水平和服务水平，提升展览会项目的影响力。实施会展数字化管理对发展会展行业具有非常重要的意义。