无论多么有经验的会展人，当面临嘉宾接待这件事情的时候多少都会神经紧绷，倒不是事情本身有多大的难度，而是这件事情琐碎，不出错不要紧，一出错就容易造成大麻烦。

另外一件麻烦事就是嘉宾通知。每一位嘉宾的行程都是单独的，不仅要安排活动期间的行程，还要安排相应的酒店、车辆接送。所以没到展前主办经常会安排专门的接待小组，小组里每个人负责对接几位嘉宾，展会期间电话或者微信通知，就怕嘉宾该到的环节没有到，更怕本该在会场等嘉宾的车没有出现。

但是是人就难免会出错，百密一疏的时候经常出现。忘记给某位嘉宾发通知信息，或者发送信息有误这种事情还是在所难免。

我们在展会和会议现场可以让嘉宾自助，但接待这件事其实没法省略，如果想要简化流程最优的方式还是数字化，进行会展数字化管理。

嘉宾接待，也可以数字化

针对这个痛点，苦瓜已经有了一套数字化的解决方案。我们单独开发了一套嘉宾接待系统。

在展前主办联络员就可以提前为组团观众或者单个嘉宾建立日程，包括录入行程、酒店、车辆信息等等。

录入以后，嘉宾即可登录小程序接收和查看个人展会期间的行程安排和酒店、车辆。

小程序页面截图

同时在行程开始前，嘉宾还会收到行程提醒，不再需要工作人员逐一发送，也避免了发送错误。

当然，如果还是担心嘉宾漏接微信消息，主办方还可以选择发送5G短信。5G短信不仅有图文提示，还能点击直接跳转到小程序页面查看行程，不用担心嘉宾不会操作进入微信小程序。

5G短信截图

目前我们的这套解决方案已经在大型展会上投入使用，主办方表示确实能减轻嘉宾接待的工作负担，减少出错的概率。而在展会现场，进行会展数字化管理是很有必要的，嘉宾也表示通过这种方式减少了询问的沟通成本，不用担心工作人员忙不过来打扰工作，打开小程序就能看非常方便。

展会的极简化，就是数字化

其实在展会极简化这条路上，现场的极简化只是一个小点。极简化的目的就是帮助与会者，不管是展会的展商、观众还是会议的嘉宾和与会者，能够更专注于展会本身。我们希望通过数字化的方式在展前、展中和展后将观众的采购意向通过数据分析更好地呈现给主办方，实现会展数字化管理。

所以在主办方我们一直在偷偷努力，不断优化我们的数字化工具，从报名到现场再到中台，期望通过产品力惊艳所有人。

极简化不是放弃某些工作，也不是断舍离。在极简的背后是一种产品理念，是取舍的智慧。会议现场，主办方决定把写参会证、摆桌牌的工作交给参会者，这是取舍。对待嘉宾接待我们决定把通知交给系统来确保准确，这有何尝不是一种智慧。

在展会极简化的道路上，数字化一直是我们认为正确的路。欢迎和苦瓜科技一起，探讨会展数字化的更多可能。