要让一个会展项目圆满召开，前期必须通过大量的准备工作。会展现场管理是考验会展策划者、会展承办者、以及会展参与者的一个大考场。每个会展项目现场所发生的事态都有所不同。这就要求从事会展项目现场管理的指挥协调人员必须具备处理突发事件的综合能力，只有这样，展会才能按计划成功举办。

 

展会布展阶段管理

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展会的布展阶段为会展现场管理的前期准备工作，具体包括展台搭建的管理、展位展品运输的管理、参展商布展管理、现场保洁与安保等相关工作。展台搭建的管理主要是加强指导和协调主场搭建商和主场运输商彼此之间的配合，共同讨论以及预防展台搭建、展品运输过程中可能出现的问题，以确保布展工作的顺利进行。

 

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参展商报到之前，主办方应加强指导好两项工作：一是按图纸做好展台区域的地线划分，标明展台号；二是按照图纸搭好现场服务办公的场所，例如组委会办公室，或主办方、主场搭建商、主场运输商的联合办公场所，提前安排好各单位人员、各种器材和资料等到位。

 

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确保产品运输安全是展品运输与管理的关键，必须严格按照展前制定的物流计划分区域实施展品的到位工作。主场运输商可通过展品代理（通关、验收、运输等）提前了解大部分展品资料，尤其是进馆的时间进度，协调运输方、搭建商、参展商相互之间的工作。展品进入场馆后其包装箱的堆放与管理常被忽略，往往成为现场管理的盲区。

 

展会举办阶段的管理

01开幕式重要性

开幕式是会展现场管理正式开始的标志，举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响、提高展会的知名度、吸引更多的观众来观展。开幕式是参展商和观众对展会的第一印象，是主办方向公众展示会展规模和实力的大好机会。

 

02开幕式筹划

一个成功的展会开幕式不仅可以增强参展商和观众对展会的信心，还能提高业界和大众对展会的关注程度，扩大展会的影响，宣传展会的品牌形象。一般来说，开幕式筹划的主要工作有确认领导人名单、开幕式嘉宾的入场名单、开幕的时间、开幕场地布置、礼仪、现场乐队等相关内容。

 

03观众注册

观众是展会的主体，专业观众是参展商的上帝，同时也可能是潜在的参展商。因此，做好观众登记工作至关重要。为了更好地了解观众结构，就必须掌握与观众有关的精准数据。首先，观众注册和登记处应有显著标志，便于观众及时找到并办理现场注册手续。

 

展会撤展阶段的管理

会议结束

会展结束的标志是撤展会议的召开。一般在撤展前一天上午召开会议，商讨撤展的各个环节，明确各单位的职责，尤其要确定撤展的具体时间，依次为停止观众登记的时间、停止观众入场的时间、观众清场的时间、断电的时间、开出门证的时间、开启货物通道的时间、闭馆的时间等。

 

撤展细节

撤展前一天下午，办展机构就可以把有关情况以书面形式通知各参展商，以利于其安排第二天的工作任务。具体工作包括撤除展台；协助参展商顺利退还展具，协助参展商妥善处理展品；做好主会场清洁，加强安全和消防保卫工作及时处理撤展留下的大量废弃物；全场断电后，查看主会场的电表读数以便结账；核对并确认现场费用的清单，约定时间结清费用；将主办方的所有现场资料和设备等整理后运出主会场。会展结束后，主办方通过会展中遇到的新、老问题进行梳理并提出解决方案或建议，为以后的工作提供参考。

 

细节把控在人流涌动的会展现场，组织管理者需要管理千头万绪的工作，如会场布置、设备搭建、嘉宾接待、会场签到、流程场控、礼品发放、礼仪服务、分会场/区域管控、大会安保等等，现场工作人员既要在忙碌的现场工作中挣扎突围，还要应付随时可能出现的紧急事项。这时候，高效的会展现场管理就显得至关重要了。