会展管理系统全面涉及和管理会展服务企业的日常业务，可以有效地实现会展集团多办事处共同应用，多展会同时管理，分类管理参展商及观众等方面的数据，全面管理客户关系，使得大量的重复工作可以实现自动处理，防止客户数据因业务人员流动而流失，并可以直观地对展会过程进行有效的管理，应用精确的统计数据辅助公司决策。

 

会展管理系统的作用主要体现在以下方面。

 

(1)实现体制创新

 

会展管理系统作为一种先进的管理思想和手段，它所改变的不仅仅是某个人的个人行为或表层上的一个组织动作，而是从思想上去剔除管理者的旧观念，注入新观念。它可以帮助企业建立新的管理体系，实现企业内部的相互监督和相互促进，并保证每个员工都自觉发挥最大的潜能去工作，使每个员工的报酬与他的劳动成果紧密相连，能迅速提高工作效率，节约劳动成本。

 

(2)智能辅助决策

 

会展管理系统有效地实现会展集团多办事处／子公司共同应用，多展会同时管理。作为管理者，可以深入了解客户、市场和自己的业务绩效，能够实时了解公司各个子公司，各个部门，多个展会的业务运营状况；随时了解公司的财务状况，有效控制招展进度等，洞悉经营，随需应变，从容面对每个重要决策。

 

(3)业务流程自动化

 

会展管理系统改变传统企业需要应用行政等手段干预来规定业务流程，使用技术来简化和自动化现有的人工流程，要求一切事务流程都需要经由系统来操作，根据系统预设的流程工作，如此整个过程都可以进行规范有效地管理。

 

(4)整合企业内外资源

 

会展管理系统通过计算机网络将企业、客户、供应商及其他商贸伙伴集成起来，实现会展电子商务化，将原来分散的资源集中分析处理，全面整合企业内外资源，完成信息流、业务流和资金流的有效转移与优化。

 

(5)降低信息安全风险

 

一切经营活动都在会展管理系统上运行，过程中形成的客户资源、文档、统计数据、业务经验等信息资源得以集中管理，加上完善的授权机制，降低信息安全风险。

 

(6)电子商务化

 

会展管理系统有很多功能可以通过英特网实现，如客户的网络注册、登记，通过网络进行预订、招商引资、客户关系管理等。

 

会展管理系统是融合发展战略、业务流程融合、组织机构融合、技术应用融合四者的统一，可以有效的推动展会企业引领未来3-5年所开展的发展战略、商业运营模式的深度融合。