在展会行业，招展工作一直是一项复杂而繁琐的任务。以往，某光电博览会的主办单位在招展过程中，一直依赖Excel来管理展商信息，不仅效率低下，还容易出现数据丢失、信息不一致等问题。如今，他们通过引入苦瓜CRM系统，成功实现了招展全流程的数字化管理，不仅提高了工作效率，还提升了展商的参展体验。今天，就让我们一起看看这个案例背后的精彩故事。

一、项目背景：从Excel到CRM的转变

对于展会主办方来说，招展工作是展会成功的关键环节之一。然而，以往的招展过程却并不顺利。主办单位一直使用Excel来管理展商的基础信息、参展信息以及合同信息等资料，对于展商参展的费用收款记录、开票记录等更是缺乏统一的管理平台。这种方式不仅效率低下，还容易出现数据丢失、信息不一致等问题，给招展工作带来了很大的困扰。

为了改变这一现状，主办单位决定引入苦瓜CRM系统，希望通过数字化的方式提升招展工作的效率和管理水平。他们的目标是通过CRM系统实现数据的统一管理，全流程信息管理（参展、合同、收款、开票），并结合展商手册系统实现工作流程的闭环。

二、实施过程：数字化转型的每一步

1.账号开通：云模式的便捷性

主办单位选择了CRM综合旗舰版，采用云模式进行部署。这种方式无需独立部署，只需开通账号即可使用，大大节省了主办方的投入，也节约了运维人员的工作量。通过管理后台，他们轻松开通了对应的CRM以及展商手册账号，为后续的数字化转型奠定了基础。

2.业务流程交流：高效的沟通与配置

在实施过程中，双方人员进行了深入的业务流程交流。苦瓜CRM的专业团队为主办单位提供了管理员培训，详细讲解了如何管理项目及账号、各模块的作用以及如何将整个业务流程串联起来。同时，主办单位也提供了表单字段、账号、岗位等信息，明确了业务流程的具体需求。

根据主办单位提供的信息，苦瓜CRM团队为其配置了账号、岗位角色以及各模块中的字段。完成配置后，双方再次确认流程的可行性，确保每一个环节都能满足实际业务需求。

3.交付与培训：全方位的培训支持

为了让主办单位的团队能够熟练使用CRM系统，苦瓜CRM提供了全方位的培训支持。通过一次线上培训，对主办单位的项目经理、客户代表、系统管理员等人员进行了详细的使用培训。培训内容涵盖了数据导入、基础信息管理、视图创建、合同管理、收款管理、开票管理、报表管理、基础管理以及展商手册等多个方面。

此外，双方还计划在3月初进行线下培训，具体时间待定。通过线上线下相结合的培训方式，确保每一位使用者都能快速掌握系统的操作方法，为招展工作的顺利开展提供有力支持。

三、客户使用情况：数字化带来的改变

目前，主办单位已经完成了全员线上培训、账号发放以及数据导入工作，他们表示，整体流程清晰明了。使用过程中，用户反馈了在线生成开票申请文档模板需要补充自动带出的字段内容，苦瓜CRM团队迅速响应并完成了调整。

通过引入苦瓜CRM系统，主办单位的招展工作发生了显著的变化。数据管理更加高效，信息流转更加顺畅，工作效率得到了大幅提升。同时，展商的参展体验也得到了改善，他们可以通过展商手册系统轻松提交会刊、搭建申请表等工作，真正实现了招展全流程的数字化管理。

四、问题与解决方案：持续优化的旅程

在实施过程中，主办单位也遇到了一些问题，但苦瓜CRM团队凭借专业的技术和服务，为他们提供了及时有效的解决方案。

1.合同文档生成问题

主办单位希望在生成合同文档时，能够自动带出当前登录账号的姓名、手机、电邮等信息。然而，系统无法直接实现这一需求。为此，苦瓜CRM团队在合同模板中增加了“公司经办人”字段，并关联了“经办人手机”“经办人电邮”等字段。在创建合同时，只需填写好这三项内容，后续使用在线生成合同文档时即可自动带出相关信息，完美解决了问题。

2.展商名录汇总表需求

主办单位需要建立一个展商名录汇总表，包含展商基础信息、展位信息、合同信息、收款开票信息等。苦瓜CRM团队发现，这些信息在合同模块中已经包含，于是直接在合同模块中新增了一个“汇总表”视图，并设置了该视图显示字段仅为汇总表所需的。设置完成后，将该视图共享给其他人员，轻松满足了主办单位的需求。

3.报表错误数据问题

在使用过程中，主办单位发现报表中整数类型的字段填写特定数字时会出现错误。苦瓜CRM团队迅速将这一问题反馈给测试团队，确认问题后迅速安排修复。这种快速响应和解决问题的能力，为主办单位的招展工作提供了坚实的保障。

4.展商手册数据推送问题

主办单位希望将展商填写的会刊信息、产品信息推送到网站方，以便更好地进行展会宣传和推广。苦瓜CRM团队利用展商手册现有的数据接口，通过DSS应用创建任务模板，为主办单位开通了DSS应用。待网站供应商端完成接口开发后，即可使用两边的接口地址创建DSS同步任务模板，轻松实现数据推送。

五、总结：数字化转型的成功典范

通过引入苦瓜CRM系统，某光电博览会的主办单位成功实现了招展全流程的数字化管理。从账号开通到业务流程配置，从交付培训到问题解决，每一步都离不开苦瓜CRM团队的专业支持。云模式的便捷性、高效的沟通与配置、全方位的培训支持以及快速的问题解决能力，都为主办单位的数字化转型提供了有力保障。

如今，主办单位的招展工作更加高效、规范，展商的参展体验也得到了显著提升。这不仅是一个成功的CRM应用案例，更是展会行业数字化转型的典范。未来，随着技术的不断进步和创新，相信苦瓜CRM系统将为更多展会主办方带来更加高效、便捷的招展体验，助力展会行业的蓬勃发展。

以上就是某光博会招展CRM案例的详细内容。如果你对这个案例感兴趣，或者想了解更多关于CRM系统在展会行业的应用，欢迎关注我们，我们将持续为你带来更多精彩内容！

六、案例图示赏析

首页配置视图：

“汇总表”视图：

“汇总表”编辑：

在线生成合同模板-1：

在线生成合同模板-2：

在线生成合同模板-3：

简单报表：