中国展会行业经过六十多年的发展，已经成为全球展览业的重要组成部分，无论是在展会规模、数量，还是质量与效果方面，都处于领先地位。然而，观众门票策略上，免费门票成为主流，收费展会项目相对较少，特别是在B2B展会中，几乎全部免费入场，这一现象展现了中国展会市场的独特性。作为专业的会展组织者，我们深知观众管理系统的重要性。观众的质量和数量直接影响参展商的参展效果，而参展商的良好体验又推动展会的持续发展、规模扩大、品质提升和品牌塑造，形成良性循环。参展效果的具体体现包括现场意向订单量、潜在客户接洽量、老客户到场率、品牌推广效果以及信息收集量等多个方面。

因此，如何提升展商的“复展率”，成为展会组织者关注的焦点。观众的观展体验，作为直接影响观众参与意愿的关键因素，自然成为提升展会效果的重要突破口。展商对参展效果的追求，本质上离不开观众的高质量参与和良好体验，这也使得提升观众服务成为提升复展率的重要方向。

展会观众管理系统的痛点：

1. 展商信息及新产品难以提前展示

展会作为信息汇聚的平台和产业新闻的载体，吸引观众的关键在于展商以及产品信息。观众在抵达现场之前，无法清晰地了解展商信息及主要的目标展品信息，这在很大程度上削弱了观众到场参观的积极性。

2. 信息的推送渠道受限

尽管身处信息化时代，但如何精准无误地将展商信息及产品信息传递到观众手中，始终是会展行业难以攻克的难题。

3. 展商与观众无法提前互动

观众在不了解展商信息之前，难以明确能否找到自己所需的产品或信息，采购商与展商之间缺乏明确的事前沟通和互动。这样的参展体验，可能致使展商逐渐降低对展会的依赖程度，展会组织者也会逐渐失去客户。

4. 缺乏以观众为主导的服务意识

在主办方的潜意识中，展商是付费客户，所以首要服务对象便是展商。因此，在制定的众多服务项目里，观众服务仅占据极小的一部分。然而，展商是出资方，实际上买单的是采购商；专业观众及采购商的感受和体验尤为重要。

观众管理系统的解决办法：

1. 观众数据库建设

建立专门的观众报名登记系统，全面收集观众信息，包括兴趣偏好、采购需求等。运用大数据分析技术，深入挖掘观众数据，依据其需求推送展会信息。

2. 拓展多元化推广渠道

结合社交媒体、电子邮件、短信等渠道，构建全方位的观众邀约网络。与行业媒体、合作伙伴建立合作关系，扩大展会知名度和影响力。比如，某预制菜展会通过与专业的行业媒体合作，在展前进行了一系列的专题报道和宣传，吸引了大量专业观众的关注。

3. 增强展商与观众互动

搭建展会官网，允许展商提前发布新产品信息，帮助展商进行新媒体营销和推广，利用微信生态进行营销裂变及互动分享，吸引观众参与。同时，引入虚拟现实（VR）、增强现实（AR）等先进技术，为观众提供沉浸式的观展体验。像某预制菜展会官网，设有展商信息、展品信息、展会资讯以及观众服务等栏目，成为了展会的主办方、展商和观众互动交流的重要桥梁。

4. 专业的观众服务

设计人性化的观众服务流程，如到场扫码登记、电子二维码入场签到等。提供便捷的现场服务，如自助取证、扫码过闸机等，减少观众等待时间。设立专门的观众咨询台，解答观众疑问，提供一站式服务。例如，某畜博会”登录系统”支持现场逾10万展商和观众自助打印证件、通过闸机快速入场，赢得了观众的一致赞誉和高度好评。

总之，要实现参展观众的高效邀约，需要着重塑造展会的品牌形象，强化展商与观众之间的互动交流，切实从观众的参展体验出发进行考量，真正为展商和观众构建价值链接。唯有打造良好的展会口碑，才能吸引更多高质量的观众参与，从而实现展会的可持续发展。未来，我们应不断创新观众邀约的方式和手段，提高展会的服务质量和水平，为展商和观众提供更加优质的平台和体验。

文章来源：智会智展