怎样做好会展管理？在某一个具体的时间、地点，汇聚大量相关工作人员、物资、财产、信息，这便是会展行业的独特性。而要让一个会展项目顺利召开，前期必须经过大量的准备工作。展会上管理就是磨练会展组织者、会展承办者、及其会展参与者的一个大考场。每个会展项目现场所产生的事态都会有所不同。这个时候就需要从事专业会展管理的指挥配合人员应具有处置突发事件的综合能力，唯有如此，展会才可以按照计划顺利开展。在展会布展阶段，展会展厅布置环节为会展现场管理的前期工作，主要包括展台设计搭建的监管、展台展品运输的监管、展商展厅布置管理、现场保洁与安保等工作。展台设计搭建的监管通常是检查督促和协调主场搭建商和主场运输商彼此之间的配合，一起讨论和预防展台设计搭建、展品运输中需要注意的问题，以确保展厅布置工作的顺利进行。在一至三天这么短时间进行繁杂的搭建任务，除了要有科学化的搭建技术，更为关键的是加强相互配合和协调事项，监管好整体工作的进程。依据展览馆或场地作出平面图纸，并且在图纸上区划各展区、展台。展商报到之前，主办单位应检查督促好两项工作：一个是按图纸加强展台区域内的地线区划，标出展台号；二是按照图纸搭好接待服务办公的场所，例如举办方办公室，或主办单位、主场搭建商、主场运输商的联合办公地点，提前安排好各个单位相关工作人员、各种各样器材和资料等落实到位。保证产品货物运输安全是展品运输和管理的关键，必须严格按照展前定下的物流计划分区域实施展品的到位工作。主场运输商可通过展品代理（通关、验收、运输等）提前掌握大多数展品基本资料，特别是进馆的时间进度，配合运输方、搭建商、展商间的工作。展品进入到展览馆后其包装箱的堆置和管理经常被忽视，往往成为现场管理的盲区。展商展厅布置管理的第一项关键工作就是招待展商报到，这是展商对主办单位接待服务第一印象，必须要引起主办单位各现场工作人员的高度重视。主办单位相关工作人员帮助展商了解和展会有关的各种咨询信息和规定。通常大多数展商都可以在规定时间内进行展厅布置，但也有个别展商或展品因为交通出行等多种因素延迟到达展会上，这个时候就需要主办单位提前安排好展会开幕之后展商和展品进入到场馆的临时通道，同时要求主场搭建、主场运输、展览馆方相关工作人员提早到位，帮助展商尽快出展。

在展会举办阶段，开幕式是会展管理正式开始的标志，举办开幕式的主要目的是制造气氛、扩大影响、提高展会的知名度、吸引更多的观众来参展。开幕式是参展商和观众对展会的第一印象，是主办单位向公众展示会展规模和实力的大好机会。一个成功的展会开幕式不仅可以增强参展商和观众对展会的信心，还可以提高业界和大众对展会的关注程度，扩大展会的影响，宣传展会的品牌形象。通常来说，开幕式筹划的主要工作有确认领导人名单、开幕式嘉宾的入场名单、开幕的时间、开幕现场布置、礼仪、现场乐队等内容。要确保开幕式的万无一失，在开幕主办单位一定要进行周密的安排和确认，各部门针对开幕式主要流程进行预演，开幕当日提前到场，委派专人核查所有的设备和设施，并做好随时应对突发事件的准备。观众们是展会的主体，专业观众是参展商的上帝，同时也可能是潜在的参展商。因此，做好观众们登记工作非常重要。为了更好地了解观众们结构，就必须掌握与观众有关的精确数据。首先，观众们注册和登记处应有显著标志，便于观众们及时找到并办理现场注册手续。现场要安排专人指引、咨询和维持秩序。其次，为避免排队拥挤，要有足够的登记台和填表台。

最后，观众们登记时，信息要及时收集和归纳，当日登记的数据信息需在闭馆后送至主办单位现场办公室，并收录电脑上。现场数据采集主要包含专业观众信息及参展商的信息，参展商的数据对展会项目的发展是十分重要的。主办单位在开展期内，应当为参展商与观众提供完善的售后服务，比如现场开设咨询台处理参展商与观众明确提出的相关问题，规定咨询处相关工作人员必须要对展会的各个环节十分清楚，能够自主处理问题，帮助客户联系到相关负责人处理问题。

在展会期间，开展与展会主题相关的活动主要包括论坛、会议、表演、比赛等，这样的活动能够起到活跃会展现场氛围、完善会展功能的效果，主办单位、行业协会、参展商都可能是这样的活动的主办方。在会展活动进行阶段需在细节管理的前提下推行问题管理方法，规定会展活动的每一位工作人员通过细节管理及时处理工作中遇到和发现的问题，并且在工作结束后对问题的改善具体情况进行整理，以提升会展活动的管理水平和服务水平。会展管理原则:第一，尽量利用服务链外包服务，进行监测；第二，指定专人在专门时间担负专项工作，明确职责，分清职责，责任落实到人；第三，针对重点工作安排，推行双重核查制度；

第四，对重要环节，负责人应及早明确提出注意问题，实时监督管理；第五，重视对临时人员的短期培训。