会展管理系统分为以下五个系统：

 

一、会议现场接待系统

 

会议接待管理系统根据会议性质决定。不同性质的会议对会议接待工作的设置各有偏重。具体工作内容有：

 

1.根据机票、车票、参会名单、嘉宾的邀请统计情况，确定接待方案与人员分工

 

2.提前对进出车辆、周边交通要道、场入进出口进行布置设计。

 

3.从机场、车站的接待工作到会场的接待管理，再到餐饮、酒店住宿、休闲的统一布局。分时段，分地点，责任到人。随时检查酒店、会议室相关的欢迎牌、签到台、指示牌等是否出现问题。

 

4.嘉宾签到使用的笔、纸等要选择质量合理品。现场签的字、贺词、签约书等应由专业负责妥善保管。

 

5.出席人员就座排列方式中西方各有不同，应提前咨询排列方式。

 

6.发言过程中，准备好应急稿与应急演讲设备。（例如：话筒、投影设备、照明设备）

 

7.会议开始后，应安排专人负责录音、拍照、摄像等工作。大型会议应提前安排同传人员，并对同传内容进行核实。

 

二、财务管理系统

 

通常会议财务手续办理有两种：一种是提前办理、一种是现场办理。

 

提前办理是指会议正式召开之前，相关参会代表已办理了相关手续，会议组织者在现场对参会人身份进行核实即可；

 

现场办理是指参会人员直接在现场办理相关登记缴费手续，通常用于商务会议。

 

三、会务服务系统

 

会展管理系统的会务服务系统：主要任务是完成会议期间相关物品配备与会务协调工作。会务服务系统主要工作任务有：

 

1.邀请

 

2.签到准备

 

3.仪式、讲话准备

 

4.剪彩准备

 

5.协助参观工作

 

6.备餐

 

7.资料发放

 

8.礼品准备与发放

 

9.住宿

 

10.旅游

 

11.座位

 

12.交通

 

四、会场布置与工程设备系统

 

会场布置与工程设备系统通常在中小型会议上，两者没有明显的系统分区。政府型会议通常对两种系统不在细分，而商业型会议则分工较明确。主要工作任务：

 

1.标识、水牌、签到台布置

 

2.演讲、翻译、同传、播放、投影设备布置

 

3.会议形象文化品制作、打包

 

4.会场背景墙、背景音乐、灯光安装布置

 

5.大型舞台设计找寻

 

6.视频、音频设备安装调试

 

7.会议区、产品展示区搭建

 

五、门禁管理系统

 

门禁识别系统又称出入口识别控制系统，是一种高度智能化、既可实时控制又可脱机使用的网络进出口监控和报警管理的安全系统。授权的用户每人持有一张唯一身份认证的磁卡，持卡人将根据所获得的授权进入指定区域。系统通过对特定的管理区域设防（报警状态）实现报警与持卡人信息采集功能。

 

会展管理系统既为我们节省了不必要浪费的时间，又提高了工作效率，保证了正确率。可以这么说，会展管理系统已然成为了会展企业的“得力助手”。