面对蓬勃发展的新形势和源源不断涌现的新事物，以及各行业共同拓展生存空间的新探索，传统的会展场馆管理模式亦需迎来新的突破。聚集大量人员、物资、财产和信息的会展活动具有独特性，须经过充分准备才能顺利召开。展会现场管理是对组织者、承办者和参与者的一次大考验，每次活动都可能面临不同情况，因此现场管理人员需具备处理突发事件的综合能力，才能确保活动顺利进行。

 

1.接待管理

● 识别来者身份（如：参展商、嘉宾、媒体记者、工作人员等）

● 签到核销等入场工作

● 疏导到会车辆

● 介绍会展活动的基本情况

● 制定人员流动疏导方案

● 讲解会展现场相关注意事项

● 告知会议开始时间、结束时间

 

2.展区展务管理

 

● 展区监控设备安装与检修

● 展区测量与展品检查

● 更换与调整展位

● 展位噪音管理

● 展位水、电、气、餐饮、施工与设备安装协调

● 展品知识产权保护协助

● 展商代表与展出品核实

● 展区广告内容核实

3.展会现场管理调度

 

● 协调各系统的相关任务，特别交叉性任务的指派

● 控制会展活动现场的进行程序

● 调配现场相关管理人员与服务人员

● 对现场各类突发事件做出处理决定

● 重要工作内容通知下达

● 重要领导参观路线设置

● 检查各系统实际工作情况

● 公布会展现场重大变化情况
4.工程与设备管理

 

● 标准展位运输、安装、检修、拆卸管理

● 大型展品物流与安装管理

● 展位移动、撤除、检修、管理

● 大型表演使用设备的安装、检修、拆卸管理

● 协调场馆方、施工方业务关系

● 协助办理工程人员证件

● 检查会展活动现场使用材料

● 人员管理设备与现场大型广告载体的安装与管理

● 背板、开幕台、剪彩台的安装与检修

5.防护管理

 

● 维护展期安全，防止各类事件发生

● 巡逻展示区域治安与公共危害防止

● 排查消防设备设施

● 协助核对进入展区人员身份

● 失物报检、领取管理

● 呼叫对讲系统建设

● 现场纠纷处理

● 展区安全防范

 

总之，展会现场管理对办好一届展览会至关重要。现场管理做得不好，会影响专业观众和参展商对展会的满意程度，甚至影响整个展会的品质。展会现场管理具体体现在对观众和参展商提供的服务上，在服务外包的大趋势下，展会主办方要不断通过加强各个服务承包商之间的合作来改善展览环境，提高服务水平，尽最大力量满足参展商和观众的要求。