一、展会管理系统概述

 

展会管理系统是一个以人为主导，利用计算机硬件、软件、网络通信设备以及其他办公设备，进行信息的收集、加工、传输、存储、更新和维护，以突出会展企业战略竞争的优势、提高展会经济效益和效益，支持会展企业的高层决策、中层控制、基层动作的集成化的人机系统。

 

二、展会管理系统的基本功能和结构

 

1、展会管理系统的基本功能

 

展会管理系统的基本功能是收集、处理、存储、管理、检索和传输信息，以达到人们使用信息的目的。

 

2、展会管理系统的基本结构

 

展会管理系统由四部分组成:信息源、信息处理器、信息管理者和信息用户，其中信息源是数据的输入源。

 

3、实现信息管理的有效途径

 

信息管理的标准化和信息管理的标准化是提高信息管理水平和建立计算机管理信息系统的前提。信息管理的高效化，信息管理系统的高效化是指信息管理的各个环节做到及时、准确、适用和经济四个方面。

 

4.实现会展信息有效管理的具体方法

 

会展主办单位采集的观众信息可以为参展商所利用。而参展商在展台收集到的观众行为信息也为会展主办公司共享。在大型数据库的支持下，可以及时合并统一处理同一展览主办公司各行各业的数据，实现信息共享，更好地确定受众的行为习惯和价值判断。通过决策支持系统，实现数据挖掘。会展服务商通过共享信息可以为会展客户提供例如商务旅行、专门接待等更深入的服务。

 

三、展会管理系统的发展趋势

 

（一）信息化发展影响着会展行业的发展

 

信息化是当今世界发展的大趋势，也是我国产业结构优化升级的关键环节，实现工业化和现代化，增强国际竞争力和综合国力。会展被推崇为“现代城市的面包”，具有强大的产业带动效益，不仅能给城市带来租费、搭建费、广告费、运输费等直接输入，还能创造住宿、餐饮、通信、旅游、购物、贸易等相关收入。更为重要的是，会展汇集巨大的信息流、技术流、商品流和人才流，会对一个城市或地区的国民经济和社会进步产生难以估量的影响和催化作用。信息技术的广泛应用可以使会展经济所带来的复杂的资金、商品和信息流动更加顺畅合理，降低会展各方面的运营成本。会展业的发展也推动了信息技术和信息资源的开发应用。它要建立个参展企业的数据库，并能实现共享，在会展设施方面要求具有联系全球的通讯设施。同时，会展业经济的发展对信息产业的发展，尤其是信息服务业提供了更为广阔的市场。展览是会展业最直接的市场表现，现代的展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所，现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心，可以最快的专递和接触到各类信息。

 

（二）信息管理模式的研究

 

由于会展形式的多样性，系统设计给展会管理系统的研究内容带来了很大的困难，同时由于会展本身的特点。如果采用一般性的业务处理的模式。很难采用较为一致的框架来设计具有通用意义的会展管理信息系统。从业务处理层面来看。能够处理的信息是相当有限的，仅仅限于客户关系管理、会员管理登记参会情况：场馆展位预订和租用等业务层面的信息；从信息处理流程来看由于会展活动是一次性发展进程。从策划到结束基本上属于线性的过程，因此可以将会展信息系统看作一个开放式系统。不具有明显的反馈和系统状态控制的环节。这种面向业务层面的会展管理信息系统的生命力并不强。

 

为解决上述矛盾我们认为展会管理系统应突破以往管理系统设计基本模式即一开始就应当设计一个为会展项目管理为目的以会展项目管理、会务管理服务为主要研究内容提供会展的项目策划、进程管理上需要的信息。从这个意义讲。虽然会展系统总的看来是一个仍然是一个开放式系统但是在各个阶段的管理方式上可以加强阶段性、局部性的控制和管理。使会展系统和会展过程得到良好的控制能够达到系统预定的目标。因此这样的会展系统不再是简单的开放式。而是若干个良好控制的闭环子系统的在时间进程上有机地结合。

 

面向管理应用的会展系统，能够很好的解决一般性和特殊性的问题。虽然会展活动的形式多样性和多变性。但是从会展的管理和进程的角度来看都可以划分成策划阶段、接待阶段、会展阶段、结束阶段、休会阶段完全可以忽略每次活动形式的差异把各个阶段的工作抽象成策划，组织、落实和检查的研究内容因此信息处理工作就转换成把会展各个阶段的项目的管理工作系统的使用人员的主要工作就是制订所要完成的工作列表(项目J并对项目的执行情况监督和控制。在会展活动期间的所有业务处理工作都融会在系统管理中来即在项目管理的前提下实现业务数据的处理。提升业务数据处理内涵、意义和针对性。这种基于项目管理的管理信息系统的应用模式在其他管理信息系统的应用中并不常见，可以说是展会管理系统的独特之处。

 

四、结语

 

通过对展会管理系统的分析和研究。这种信息变化、跨度等大型信息系统，开放式是其主要特点。采用面向业务数据处理的模式不能对会展信息进行有效的控制。采用项目管理的研究方法，以面向项目管理的模式对其各个发生阶段进行局部控制。以项目的策划落实、监督检查和确认的工作环节的形式实现局部上的反馈控制，从而达到对整个项目进行控制的目的，以这种方式组织的展会管理系统能够较好地适用于不同形式的会展信息管理的需求。