为什么说会展业需要数字化信息管理系统

会展中信息资源密集，几乎所有种类的信息都可能在会展中出现。会展运作过程每个阶段的各个环节中，都存在着大量的会展信息交流，呈现出丰富的信息活动现象。会展活动由成千上万个环节组成，而每个环节又涉及大量的信息交换，作为会展数字化管理信息系统，在对信息以现代化的手段进行采集、加工、存储、处理之前，必须对会展信息有全面的了解和分析，掌握会展信息的特征和交流的模式，才能对这些信息进行有效的梳理和筛选，并引入到管理信息系统中，使其在整个组织的业务流程中规范、畅通地流转，为会展企业提供强有力的信息化保障。

我国会展市场竞争十分激烈，会展业数字信息化有其必要性和意义。科技含量、信息化程度将成为各城市展览馆软件条件中的核心竞争力。数字信息化能够提升展览城市的外在形象，提高展览企业的管理水平和服务水平，增加展览项目的吸引力。实施信息化对发展会展行业有着重要的意义。

会展业数字化信息管理意义凸显

（１）有助于提高会展企业的综合竞争实力

会展业提供会展产品为会展市场增加经济效益，作为企业，降低成本，赢得较高利润是所有会展业企业的发展目标，会展业信息化建设将是提高会展企业的综合竞争实力的有效手段，这是来自行业自身发展最根本的需求。

（２）可降低会展企业总体运营成本，规范其经营行为ＥＲＰ、ＣＲＭ、ＳＣＭ、ＥＢ等先进管理信息技术的运用，使信息反馈、收集、处理、统计等自动化程度提高，势必能提高会展企业的管理水平和运营效率。另外会展信息化将促使展览活动操作走向规范化，这是会展信息化发展的客观要求。

（３）有利于增强会展业的综合竞争力

会展信息化可以推动会展经济多元化、个性化发展。会展信息化平台是一个综合的交互信息平台。一方面使得展览项目宣传更为广泛，组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料，从而避免选择项目时的盲目性及由此带来的经济损失。另一方面，会展组织企业可以通过该平台更加快捷地获取来自各方的实时信息，动态地调整相关政策，更好地适应瞬息万变的市场，获得市场先机。

（４）将推动会展业尽快缩短与国际先进水平的差距

以网络信息技术为代表的会展信息化使得展览项目、组织机构的对外宣传面向全世界进行，在世界各地的各个角落，只要你具备上网条件，都可以很方便地获得较为充分的展览信息。展览信息从定向发布走向非定向发布，对展览会的宣传挣脱了地理位置的束缚。通过网络平台可以拓展会展企业的招展网络，尤其是海外招展网络，能增强企业自身的招展、组展能力，提高企业的核心竞争力。会展信息化使得的会展产品参与国际范围内的展览业竞争将成为现实。

（５）有利于增强市场抗风险能力

各类展会的延期或提前结束，观众人数锐减，对展会组织者、场馆经营者造成明显的损失。通过网上实现预展，能极大地提高参展、组展的质量。这种数字化、信息化建设最终将促使会展服务内涵的拓展，促使展览馆等硬件设施的信息化建设加快。因此，大力发展会展信息化事业来降低因突发事件影响是一种非常可行的应对措施。

（６）将推动会展企业快速进入新市场领域

会展信息化能为企业开拓新市场，创造可观的经济利益。

会展业数字信息化管理当前主要应用领域

1、会展营销推广

会展组织者当前正在充分利用和采用电子邮件、会展网站、搜索引擎、新媒体等互联网信息化方式开展营销工作，并利用会展信息管理软件高效完成营销过程中的批量处理业务。

1)电子邮件。电子邮件是会展营销人员当前最常用也是最普遍使用的工具之一。具体来说，电子邮件包括：群发邮件和自选邮件两种方式。群发邮件方式，无需过多解释，即通过邮件的形式群发给数据库中所有的客户和潜在客户，并说明希望他们将该邮件转发给所有可能对此次会展活动感兴趣的朋友和同事，值得注意的是，不少公司的反垃圾邮件系统都会将群发的邮件视为垃圾邮件，因此在群发邮件后的电话跟踪也是必不可少的。而自选邮件方式（自选邮件列表管理服务），则是会展组织者可以通过与合适的合作单位建立了稳定的合作关系之后，以合作伙伴的名义发送信息给其客户，从而优势互补，在国内当前，自选邮件方式成系统化服务的形式还不多见。

2)会展网站。随着中国近20多年的互联网的普及和发展，会展网站也已然成为当前普遍使用的会展营销方式。大型会展活动，特别是展览活动，都应该设立自己的网站，发布会展信息，为参与者搭建沟通在线沟通平台，开展会展后续的工作提供便利。

会展网站还可以承担数据库的管理和大量的管理组织工作，包括网上报名，网上招商、网上预订展位、网上付费等，也可以利用通信平台将会展信息发送到客户的手机上。越来越多的展览网站能为参展商和买家提供信息交换，创造更多的相互合作的机会，也能在展览结束后提供交易支持和后续服务。

网络广告是常见的宣传方式，在网站上可以运用文字，图形，声音，视频等众多媒体手段对会展活动进行生动直观的宣传，尤其是当前移动互联网时代，大家获取信息的方式越发的碎片化，网络的形式成为了最好，最便捷的传播形式，与一些大型的流量网站平台的链接（文字、图文、贴片等），不但有助于提升会展的知名度，更加能够成倍的提高网络受众的数量，为观众报名、招商提供助力。

3）搜索引擎。很多企业通过搜索引擎来寻找合作伙伴和商机，搜索引擎排名已经成为企业开展产品营销的首选方案，或者是必选方案更加恰当。搜索引擎成为了企业品牌营销的战略组成成分，同样，会展组织者想要塑造一个有影响力的会展品牌，吸引更多的新客户，在搜索引擎上占有优质的排名和展现是不可忽视的，而一个会展项目如何能够依靠搜索引擎获得更多的优质展现和流量，成为了传统会展服务企业，会展主办者竞相追逐互联网营销人才的根本出发点。

4）新媒体。新媒体（New Media）是指当下万物皆媒的环境，新媒体涵盖了所有数字化的媒体形式。包括所有数字化的传统媒体、网络媒体、移动端媒体、数字电视、数字报刊杂志等。新媒体亦是一个宽泛的概念，利用数字技术、网络技术，通过互联网、宽带局域网、无线通信网、卫星等渠道，以及电脑、手机、数字电视机等终端，向用户提供信息和娱乐服务的传播形态。严格地说，新媒体应该称为数字化新媒体。新媒体与传统的媒体（报刊、广播、电视等）是相对的，在当前，新媒体以其交互性与即时性，海量性与共享性，个性化与社群化的特点占据了越来越多的品牌传播市场份额。更加凭借着传播与更新速度快，成本低、信息可承载量大，长期保存，内容结构丰富、低成本、全球化传播、检索便捷、互动交互性强、可数据监测管理等众多的优质特性，被越来越多的会展组织者、会展企业、项目运营者所偏爱和选择。

2、会展现场管理与服务

会展现场管理与服务的信息化主要是依靠各种会展管理软件来实现。目前，国外对会展软件的开发已经比较成熟，近几年，尤其是2014年以后，我国的一些软件开发公司，也有研发出相关的软件产品并投入市场使用。在同类产品中，会展现场，特别是展览现场的信息化管理与服务是非常重要的组成部分。

1)现场信息化管理与服务。通常，展览现场信息化管理与服务都紧密围绕展览现场的业务流程展开，包括了展前准备、展中管理、展后服务的全程解决方案，主要涉及了：展位预定与展位管理、展前预制与批量处理服务、交通线路导览、现场观众导览、参展商管理与服务、观众管理与服务、展览设施设备管理、网络服务中心、后续服务管理，9大部分。

2）会议现场信息化管理与服务。会议组织者可以利用会议整体管理信息系统完成会议现场的各种管理与服务工作，会议整体管理信息系统是以对会议的管理规则和流程为主要依据，为会议前期的策划准备管理、会议中期的会务管理、会议后期的评估总结管理提供服务，一般包括了：会议项目管理、会议策划管理、会务管理、通信联络、会议代表报到管理、陪同人员管理、工作进度管理、内部BBS管理、报表生成、多级查询统计、论文评审管理、预决算管理、会后总结管理、会场布局管理、会议配套服务管理（现场签到、现场互动等）等。

3、客户关系管理系统（CRM）

随着营销实践和营销理论的不断发展，以产品为导向的营销哲学将逐步转向以客户为中心，全方位满足客户需求，不断创造更新、更好的服务。企业也要逐渐转变经营理念，从只关注争取新客户发展到巩固现有客户，保持和完善客户关系。同样的，会展企业为塑造品牌形象，获得持续发展，也必须重视客户关系管理，从以往注重业务增长转向注重质的管理，从降低客户服务成本、提高效率转向开拓业务、提高客户忠诚度。

会展客户管理信息系统能帮助会展企业最大限度地利用以客户为中心的资源，并将这些资源集中应用于现有客户和潜在客户身上。其目标是通过缩短销售周期和降低销售成本，通过寻求扩展业务所需要的新市场和新渠道，并通过改进客户价值，客户满意度，盈利能力以及客户的忠诚度等方面来改善企业的管理，提高竞争优势，实现会展营销自动化、客户服务自动化，数字化。

4、虚拟展览，已具雏形，未来可期

虚拟展览也可称为线上展览，是利用图、文、声、像等丰富的多媒体表现形式全面展现展览项目内容、展览要求、参展方式以及其他相关的新型网络展览方式，尤其是伴随着近两年AR/VR技术,5G技术，云计算技术，AI人工智能技术的发展，虚拟展览成为了现实展览的再现，更是现实展览的在互联网上的无限延伸，在有限的空间表现无限的内容，虚拟展览真正的实现了不受内容、形式、规模、距离和参展人员限制的“永不落幕”的展会。

会展人要充分利用当前的信息技术打造突破传统观念，建设会展业数字化信息管理系统是重中之重。