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会展信息化管理的作用

会展信息化管理的作用

发布时间:2022.03.30


   会展的信息化管理的作用,主要体现在优化企业各类资源、提高客户关系管理能力、提高会展服务质量和效率、拓展会展业务领域等四个方面。

 

  ()优化企业各类资源

 

  资源与资产的最大区别在于,资源的价值具有潜在性,可以通过高水平的管理最大限度地发挥它的价值,这就是资源优化。计算机和互联网技术的使用,为企业管理者提供了一个企业资源规划和整理的平台,提高了决策的效率和水平。任何企业的资源都可分为有形资源和无形资源两种,会展行业同样如此。在贸易展览会行业,最主要的有形资源是展览场馆和资金,最重要的无形资源是客户信息和智力资源。信息化管理正对这些资源的优化发挥越来越大的作用。

 

  例如,信息化管理能够帮助会展场馆管理者选择会展场馆使用和出租的最优方案,以实现利润最大化。同时能改进场馆日常管理,使其维持良好状态。信息技术还有助于正确预测场馆需求,对场馆进行必要的更新、改造或扩建。又如,客户资源管理软件通过收集整理客户资源,建立和扩大客户数据库,分析客户偏好,与客户进行双向交流,实现以客户为中心的管理模式。通过对客户资源的分析,为会展的立项、宣传、配套服务提供参考和依据。

 

  ()提高客户关系管理能力

 

  事实上,会展行业特别是展览会对于客户的熏视远不止把他们当作一种资源那么简单。因为客户的认可和参与程度直接决定展览的成败,所以客户关系管理成为展会管理的头等大事。

 

  展览业作为一个特殊的服务行业,面向商品生产领域和流通领域的大量客户,需要有强大的客户关系管理能力,需要会展信息化管理。欧洲最受行业公认的大型专业贸易博览会,如法兰克福春季消费品博览会、法兰克福国际书展、纽伦堡国际玩具博览会、杜塞尔多夫国际鞋展,每一届都接待参展商数千家,专业观众数十万人。一个大型的展馆年接待观众人数应该在百万人次以上。法国巴黎国际博览会每年一次,为期两周,观众人数达到百万。开发和保持如此大规模的客户群体通常需要巨大的精力,不是少数几个人能够完成的。客户群体规模越大,信息量越大,控制和分析客户信息、掌握客户关系的难度就越大。电脑和互联网的出现为展览会的海量客户信息的高效管理提供了帮助。

 

  ()提高会展服务的质量和效率

 

  毫无疑问,会展行业的各个经济要素如组委会、参展商、展馆等,一直在利用各种信息化手段提高工作效率,提高整个行业的运作水平。

 

  对于展览会组织者来说,从客户服务的角度看,展览会提供的常规内容已不能满足需求,需要应用信息技术提高效率。比如传统的手工登记观众的方法常常造成拥挤,延迟观众的入场参观,影响展会效果,引起观众和参展商的不满。利用信息技术,快速制作和发放个性化胸卡,设立现场上网、触摸屏等现场导览系统,极大地方便了观众。快速及时的信息收集与处理,呵为参展商提供符合其需求的分析报告、观众数据等信息反馈服务。

 

  展览组织者为了给参展商和观众提供全面配套的服务,常常会尽自己一切可能开发宾馆预订、交通、展品运输和清关、展台搭建、展具出租、服务人员(保安、翻译等)、广告宣传、餐饮等业务。会议组织者需要完成包含策划、会议公司、酒店、翻译、速记、会务用品、摄影摄像、公关传播、票务等18个环节的业务。这些相关业务往往由多个企业联合完成,它们之间的规范性、协凋性和互动性直接关系到会展的服务质量。

 

  ()拓展会展业务领域

 

  会展业务领域拓展的典型是网上会展。

 

  随着电子商务日益成为一种重要的经济运行形式,电信运营商提供了种类繁多、日益便利的上网手段。如果说过去品牌会展主要通过建立网站以宣传自身,那么今天的网上会展已经具备了一些传统会展所不具备的功能和手段,不再仅仅是传统会展的宣传手段,而是渐渐成为一个相对独立的新的会展形式,会展信息化管理必不可少。

 

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