什么是会展信息化管理？

    随着互联网大潮的来临，基于“互联网＋会展”诞生的网络会展正极大地助力会展行业经济提速。互联网重构了商业价值、变革了服务边界、提高了服务效率和质量，预计未来中国会展业将加快运营机制的互联网流程再造，运用大数据发展平台化管理与运营，从而开创会展业发展新局面，实现会展产业的升级——线上＋线下“O2O模式”，“互联网＋”促使展览业面向数据化、平台化、智能化发展，会展信息化管理成为了常态。

    一、会展信息化管理的含义

    会展信息化管理就是为了满足会展企业和会展项目运营需要而进行的会展相关信息的集成、会展活动过程中的电子信息化、网络化管理等工作的总称。

    在信息经济时代，会展业信息化管理涉及的领域日趋广泛和深入，已经成为当前会展项目运营的重要的组成部分和工作必然手段。

    目前，会展信息化管理主要是利用会展信息管理软件、网络技术平台、先进的电子科技设备、通信基础设施手段等，通常在以下几个方面实现对会展项目或者会展企业的科技化、信息化、网络化、数字化的运营与管理。

（1）会展活动组织管理的信息化

    会展组织者可以充分利用会展管理软件，应用数字科技技术与网络平台，处理会展活动过程中涉及的信息，提高工作效率和监测效果，减少管理过程中的工作量和工作误差。

（2）会展企业经营服务信息化

    会展企业作为服务型企业，客户关系的建立和维护，客户服务的水平、质量与效率至关重要，尤其在当前同质化产品泛滥，服务的质量成为企业核心的市场竞争力。因此，越来越多的会展企业建立企业信息化管理系统，全面实现企业各种管理和服务流程的信息化和标准化。

（3）会展活动虚拟化

    会展业作为一个信息、交流十分集中的新兴服务业，面临着重大的变革和挑战。互联网（移动互联网）在给世界经济体制带来巨大的变革和冲击的同时，也使得会展业在很大程度上与电子商务、网络虚拟经济实现了全面的互动和交互结合发展。在借助互联网开展低成本的市场调查、互联网在线招展等工作的基础上，越来越多的会展企业、会展项目组织者、电子商务企业纷纷举办线上+线下，双线结合的会展活动，借助虚拟的会展平台提供全天候的会展服务。

    二、会展信息化管理当前的主要应用领域

1.会展营销推广

    会展组织者当前正在充分利用和采用电子邮件、会展网站、搜索引擎、新媒体等互联网信息化方式开展营销工作，并利用会展信息管理软件高效完成营销过程中的批量处理业务。

1)电子邮件。

    电子邮件是会展营销人员当前最常用也是最普遍使用的工具之一。具体来说，电子邮件包括：群发邮件和自选邮件两种方式。群发邮件方式，无需过多解释，即通过邮件的形式群发给数据库中所有的客户和潜在客户，并说明希望他们将该邮件转发给所有可能对此次会展活动感兴趣的朋友和同事，值得注意的是，不少公司的反垃圾邮件系统都会将群发的邮件视为垃圾邮件，因此在群发邮件后的电话跟踪也是必不可少的。而自选邮件方式（自选邮件列表管理服务），则是会展组织者可以通过与合适的合作单位建立了稳定的合作关系之后，以合作伙伴的名义发送信息给其客户，从而优势互补，在国内当前，自选邮件方式成系统化服务的形式还不多见。

2)会展网站。

    随着中国近20多年的互联网的普及和发展，会展网站也已然成为当前普遍使用的会展营销方式。大型会展活动，特别是展览活动，都应该设立自己的网站，发布会展信息，为参与者搭建沟通在线沟通平台，开展会展后续的工作提供便利。

    会展网站还可以承担数据库的管理和大量的管理组织工作，包括网上报名，网上招商、网上预订展位、网上付费等，也可以利用通信平台将会展信息发送到客户的手机上。越来越多的展览网站能为参展商和买家提供信息交换，创造更多的相互合作的机会，也能在展览结束后提供交易支持和后续服务。

    网络广告是常见的宣传方式，在网站上可以运用文字，图形，声音，视频等众多媒体手段对会展活动进行生动直观的宣传，尤其是当前移动互联网时代，大家获取信息的方式越发的碎片化，网络的形式成为了最好，最便捷的传播形式，与一些大型的流量网站平台的链接（文字、图文、贴片等），不但有助于提升会展的知名度，更加能够成倍的提高网络受众的数量，为观众报名、招商提供助力。

3）搜索引擎。

    很多企业通过搜索引擎来寻找合作伙伴和商机，搜索引擎排名已经成为企业开展产品营销的首选方案，或者是必选方案更加恰当。搜索引擎成为了企业品牌营销的战略组成成分，同样，会展组织者想要塑造一个有影响力的会展品牌，吸引更多的新客户，在搜索引擎上占有优质的排名和展现是不可忽视的，而一个会展项目如何能够依靠搜索引擎获得更多的优质展现和流量，成为了传统会展服务企业，会展主办者竞相追逐互联网营销人才的根本出发点。

4）新媒体。

    新媒体（New Media）是指当下万物皆媒的环境，新媒体涵盖了所有数字化的媒体形式。包括所有数字化的传统媒体、网络媒体、移动端媒体、数字电视、数字报刊杂志等。新媒体亦是一个宽泛的概念，利用数字技术、网络技术，通过互联网、宽带局域网、无线通信网、卫星等渠道，以及电脑、手机、数字电视机等终端，向用户提供信息和娱乐服务的传播形态。严格地说，新媒体应该称为数字化新媒体。新媒体与传统的媒体（报刊、广播、电视等）是相对的，在当前，新媒体以其交互性与即时性，海量性与共享性，个性化与社群化的特点占据了越来越多的品牌传播市场份额。更加凭借着传播与更新速度快，成本低、信息可承载量大，长期保存，内容结构丰富、低成本、全球化传播、检索便捷、互动交互性强、可数据监测管理等众多的优质特性，被越来越多的会展组织者、会展企业、项目运营者所偏爱和选择。

    中国的会展业目前正处在一个承前启后，继往开来的重要时期。在接下来的几年里，我们会看到，传统会展业在网络化延伸、电子商务的跨界融合，结合度会越来越深入，会展管理与服务都会呈现出更加信息化、人性化的特征，有针对性地提供服务，方便参展商和观众实时掌握动态化展会信息，实现参展商对布展、展会进行中的展位动向的全过程监控，实时提供的参观者数量数据，科学监测展区参观人数、交通、安保状况，利用科技技术打造现场演示、触摸体验、信息交流、网上预约等多个链接交换平台和特色化参展、观展方案制定，打造真正的会展信息化管理形态。