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展会现场管理系统重点服务项目管理

展会现场管理系统重点服务项目管理

发布时间:2021.04.13


                                         

                       
                                                 


观众登记处的服务直接影响了参观人士对展会现场服务的印象。因此,展会现场管理系统提高现场登记入场工作的效率显得格外重要。绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开。有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类,即有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡,后者则要在主办方人员的指导下填写登记表然后再到登记处办理手续。

 

在布展、开展和撤展等不同阶段,主办单位都应和参展商进行有效沟通,确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时,主办单位可以采用强制性措施,用以维护绝大多数参展商的正当利益和保证展览会的顺利进行。例如,在第十届上海国际汽车工业展览会上,两家日本汽车公司为了在气势上压倒对方,都把音响开得很大,严重影响了同一场馆内其它参展商的展出工作,最后经过主办单位出面干涉才把事情平息下来。

 

展览会主办单位通过合同条款对餐饮服务承包商的菜单、份量和价格等进行严格的约束,以确保现场餐饮服务的质量。而且在展会餐饮区,餐饮服务人员应该及时清理简易饭盒等餐具,为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

 

在展会开始布展前一周左右,召开全体服务承包商会议即“碰头会”,明确各个服务承包商在展会现场的服务范围与责任。对于召开多次的展会,可以将以往展会现场出现的问题及处理对策大致归类并集结成册,分发给各个承包商,促使各个服务承包商在展会现场再面对上述问题时,迅速做出反应,积极解决展会现场的问题。

 

展会现场管理系统中,迫切需要一个专门的机构来处理各种投诉,这一机构可以附属于应急处理小组,随时处理展会现场出现的各种投诉。例如,在第二届中国(深圳)消费商品采购大会上,组委会在总服务台设立了投诉处,负责处理参展商和观众的各种投诉,收到了比较好的效果。

 

总之,展会现场管理系统对办好一届展览会至关重要。现场管理做得不好,会影响专业观众和参展商对展会的满意程度,甚至影响整个展会的品质。展会现场管理具体体现在对观众和参展商提供的服务上,在服务外包的大趋势下,展会主办方要不断通过加强各个服务承包商之间的合作来改善展览环境,提高服务水平,尽最大力量满足参展商和观众的要求。

 

来源:湖南会展协会

 

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