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信息化与数字化的建设为会展现场管理带来了什么?

信息化与数字化的建设为会展现场管理带来了什么?

发布时间:2021.11.12

    目前,会展现场管理的数字信息化管理主要是利用会展信息管理软件、网络技术平台、先进的电子科技设备、智能硬件、通信基础设施手段等,通常在以下几个方面实现对展会项目或者展览企业科技化、信息化、网络化、数字化的运营与管理。

(一)项目组织管理信息化

    展会组织者通过充分利用会展现场管理项目软件,运用数字科技技术与网络平台,处理展会活动过程中涉及的各类信息,提高工作效率和监测效果,减少管理过程中的工作量和工作误差。

(二)企业经营服务信息化

    展会企业作为服务型企业,客户关系的建立和维护,客户服务的水平、质量与效率至关重要,尤其在当前同质化产品泛滥的情况下,服务质量已成为企业核心的市场竞争力。因此,越来越多的会展企业通过建立企业信息化管理系统或客户关系管理系统(CRM),利用数据分析技术手段对客户做更为精准的细分,用数据来驱动营销,全面实现企业各种管理和服务流程的信息化、数字化和标准化,并对各环节实行效果追踪监测。

(三)展览活动展示信息化

    会展业作为一个信息、交流十分集中的服务业,正面临着重大的变革和挑战。互联网在给世界经济体制带来巨大的变革和冲击的同时,也使得会展业在很大程度上与电子商务、网络虚拟经济实现了全面的互动和交互结合发展。在借助互联网开展低成本的市场调查、宣传推广、互联网在线招展、吸引观众等工作的基础上,越来越多的展览企业、展会项目组织者、电子商务企业纷纷举办线上+线下双线结合的“双线会展”活动,借助虚拟的会展平台提供全天候在线的网络服务。会展现场管理的数字信息化管理应用主要体现在以下几方面。


1.展会网络营销推广

    展会组织者充分利用电子邮件营销(EDM)、呼叫云平台、短信平台、会展信息网站、网络广告、搜索引擎、新媒体等互联网信息化方式开展展会营销推广工作,并利用会展信息管理软件高效完成会展现场管理的营销推广过程中的批量处理业务。

(1)电子邮件营销(EDM)。

    当前,电子邮件营销依然十分重要,是使用最普遍的会展网络营销推广工具之一,其与短信平台、呼叫云平台相互配合,在展会招展和推广吸引观众等环节中发挥着巨大的作用。同时,随着大数据营销理念不断普及,展会组织者在进行电子邮件营销时,一改以往“撒网式”形式,而是通过大数据分析技术或相关平台产品,对将要发送的数据进行细分,依据分析结论有针对性地对邮件营销内容以不同的方式发送,提升转化效果。

(2)会展信息网站。

    随着我国20多年的互联网普及和发展,会展信息网站已成为当前普遍使用的会展营销推广方式。大型展会活动,特别是展览活动,都在设立自己活动的官方网站,发布各项展会相关信息,为参与者搭建在线沟通平台,提供在线咨询服务,甚至将电子商务功能引入网站平台,实现在线交易。会展信息网站设立后,组织者可通过网站实现网上报名、网上招商、网上预订展位等环节,并且快速构建起展会展商和观众的信息数据库,为开展展会后续工作提供便利,也为会展现场管理的数据营销的实现打下基础。

(3)网络广告。

    通过网络广告投放平台,在提供互联网广告位置的其他网站平台上运用文字、图形、声音、视频等众多媒体手段对展会活动进行生动直观的植入宣传。尤其是在当前移动互联网时代,大家获取信息的方式越发碎片化,网络广告成为了最好、最便捷的传播形式。网络广告凭借其覆盖面广、观众基数大、传播范围广阔、不受时间限制、广告效果持久、方式灵活、互动性强、可分类检索、针对性强、制作简捷、费用低、可以准确地统计受众数量等众多优势,被展会组织者所欢迎。在一些大型的流量网站平台投放网络广告(文字、图文、贴片等),不但有助于提升会展的知名度,而且能够成倍地提高网络受众的数量,为观众报名、招商助力。

(4)搜索引擎。

    当前,越来越多的企业通过搜索引擎来寻找合作伙伴和商机,搜索引擎排名已经成为企业开展产品营销的争夺焦点。同样,展会组织者要塑造一个有长远影响力的展会品牌,吸引更多的新客户,在搜索引擎上占有优质的排名和展现是不可忽视的。如何能够依靠搜索引擎获得更多的优质展现和流量,成为了传统展会服务企业和会展主办者竞相追逐互联网会展现场管理营销专业人才的根本出发点。

(5)新媒体。

    新媒体涵盖了所有数字化的媒体形式,包括所有数字化的传统媒体、网络媒体、移动端媒体、数字电视、数字报纸杂志等。当前,新媒体以其交互性与即时性、海量性与共享性、个性化与社群化的特点占据了越来越多的品牌传播市场份额,更凭借着传播与更新速度快、成本低、信息承载量大、可长期保存、内容结构丰富、可全球化传播、检索便捷、互动交互性强、可数据监测管理等众多特性,为越来越多的展会组织者、展会企业所接受,以互联网媒体新闻和微信公众号表现尤为突出。

2. 现场管理与服务

    展会现场管理与服务的数字信息化主要依靠各种会展管理软件配以相关硬件设备来实现。

    目前,国外对会展软件的开发已经比较成熟,近几年,尤其是2014年以后,我国的一些软件开发公司也已经研发出相关的软件产品并投入市场使用。

    展会现场信息化管理与服务紧密围绕展览现场的业务流程展开,包括展前准备、展中管理、展后服务的全程,主要涉及展位预定与展位管理、展前预制与批量处理服务、展览设施设备管理、智能安防、网络服务、数字化签到、展会现场智能定位、交通线路导览、现场观众导览、参展商和观众行为数据采集与可视化分析(智能WI-FI布设、蓝牙、智能硬件等)、现场互动、后续服务管理和二次营销等。

    作为现代服务业的重要组成部分,中国会展业的运行状态和发展趋势不但与国家经济转型密切相关,更对国家经济的创新驱动转型有着重要意义,而会展现场管理信息化与数字化建设将是推动我国会展业深远变革发展的必由之路。


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