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如何进行会展现场管理?

如何进行会展现场管理?

发布时间:2021.10.18

    国家经济的快速发展,各行业都开始举办各种各样的展会。展会现场管理对成功办好展会至关重要,现场管理做的不好会影响专业观众额参展商对展会的满意程度,直至影响整个展览会的品质。展会现场管理主要体现在以下方面:


1)观众登记和入场管理

    为了提高工作效率,绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开,有些展会还进一步将现场注册的观众分成两类,即有名片的和无名片的,前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡,后者则要在主办方人员的指导下填写登记表,然后再到登记处办理手续。


2)展览会现场广告管理

    在大型展览活动中,主办单位获取广告收入的渠道很多,如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。但无论采用什么样的广告载体,展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策,做到对所有参展商一视同仁。


3)参展商行为管理

    参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展、开展和撤展等不同阶段,展会主办单位都应和参展商进行有效的沟通,确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施,以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展会的顺利进行。


4)参展商和观众投诉处理

    在展会举办过程中,不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对展会现场管理、餐饮配套服务等表示不满,并向主办单位接待办公室提出投诉,有些则直接到问询处投诉,这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。


5)新闻管理

    一般来说,国内1万平方米以上的展会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室,以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。另外,展会主办单位往往会安排专门的新闻主管,负责统一发布展览会的官方信息,并接受媒体的采访;所委任的新闻主管必须善于言辞,举止落落大方,并十分熟悉展会的相关情况。


    会展现场管理是会展项目具体落实的直接反映,因而十分值得主办单位重视。同时,会展现场管理的内容十分庞杂,如果处理不当,任何一件小事都有可能发展成大问题。所以,主办方需要不断提高服务水平,用优质的服务来回报会展项目的各方参与人员。

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